마음에는 예의란 것이 있다. 그것은 애정과 같은 것이어서 그같이 순수한
예의는 밖으로 흘러나와 외면 행동으로 나타나는 것이다.
-괴테-

회사는 다양한 연령대의 사람이 계층적인 구조 속에서 일한다. 물론 연령과 계층구조의 높이는 회사마다 다르겠지만 대부분 연령과 계층구조는 회사가 가지는 필수적인 속성이다. 더구나 회사는 서로 다른 사람들이 모여 공동의 목표 아래 서로 협력하여 일하는 조직사회이기에 업무와 관련된 모든 일에서 태도를 바르게 하고 상황과 격식에 맞는 행동을 해야 신뢰를 얻을 수가 있다. 그래서 비즈니스 매너의 기본을 아는 것이 중요하다. 다른 사람의 신뢰를 얻기 위해서는 상대방의 입장에 대해 공감하고, 배려하고, 믿음을 주는 행동을 할 때 얻을 수 있다. 이러한 행동의 기본이 비즈니스 매너이고, 신뢰를 통해 형성되며, 신뢰가 있어야 개인의 성장이 기반이 되는 인적 네트워크를 만들 수 있다. 직장인이라면 지금 일하고 있는 직장이 인적 네트워크의 시작점이라는 점을 잘 알아야 한다.

회사라는 조직사회에서 필요한 비즈니스 매너의 범위는 굉장히 넓지만 직장생활이라는 것에 초점을 맞추어 볼 때 가장 기본이 되는 것은 4가지 정도이다.

첫 째, 근태로 대표하는 시간약속 지키기이다. 우아한 형제들의 송파구에서 일잘하는 방법 11가지에 ‘9시 1분은 9시가 아니다’라는 문구가 제일 먼저 나온다. 직장생활에서 근태가 그만큼 중요하다. 물론 일부의 사람들은 야근시간은 잘 체크 안 하면서 지각만 체크하는 것에 불만을 가지기도 한다. 그러나 근태는 직장생활의 가장 기본이면서 개인의 성실성을 대변하는 요소이기 때문에 근태가 좋지 않으면 좋은 인사평가를 받기 힘들다. 그리고 회의시간, 업무마감일정, 고객과의 미팅 약속시간 등 직장생활에서 진행되는 시간약속은 반드시 지켜야 한다. 시간약속을 지키지 않는 사람은 다른 사람의 신뢰를 얻기 힘들다. 일에 있어 프로라는 말을 듣는 사람은 이 시간약속을 철저히 지킨다. 따라서 아무리 힘들더라도 시간약속의 무게를 이해하여 시간약속을 철저히 지킬 때 신뢰를 얻을 수 있다.

두 번째는 인사 잘하기이다. 사람이 만났을 때 제일 먼저 하는 것이 ‘인사’다. 인사는 ‘인간관계의 시작’이자 매너의 기본’이라고 할 수 있다. 사람들은 상대가 정중하게 인사를 하면 ‘존중 받는다’고 느끼고, 성의가 없으면 ‘무시당했다’고 여긴다. 본래 마음은 그렇지 않더라도 인사를 바르게 하지 않으면 건방지다고 생각하며 불쾌해하는 것이 직장생활이다. 왜냐하면 직장생활에서의 인사는 ‘상대방에 대한 존중’의 표현이기 때문이다. 동료에게는 우애의 상징이며 고객에게는 고객만족을 추구하는 정신의 표현이라고 할 수 있다. 따라서 회사 안에서 사람을 만날 때는 밝은 표정으로 가벼운 목례를 해야 하고, 고객과의 만남에서는 정중하고 격식에 맞는 인사를 해야 능력 있는 사람으로 개인 이미지가 형성된다. 인사를 제대로 잘하는 것만으로도 직장생활에서 좋은 평판을 얻을 수 있기 때문에 꾸준하게 노력하여 올바르게 인사하는 습관을 형성하는 것이 좋다

세 번째 전화 매너이다. 비즈니스 사회에서 전화의 가치와 효용은 절대적이다. 전화는 상대방의 얼굴을 직접 보지 못 하고 대화하기 때문에 매너를 지키는 데 있어 자칫 소홀하기 쉽다. 전화매너는 개인의 인상을 결정짓는 중요한 요소이기도 하지만 고객과의 통화의 경우 개인의 매너가 회사의 이미지를 긍정적이거나 부정적인 이미지를 형성하는데 결정적으로 작용하기도 한다. 잘된 전화매너로 엄청난 실적을 올린 사례와 잘못된 전화매너로 회사에 큰 손실을 끼친 사례는 여전히 빈번하게 발생한다. 따라서 좋은 전화매너를 갖추기 위해 노력하여야 하며, 짧은 시간에 용건을 요령 있게 전달하는 습관을 들여야 한다. 한마디로 비즈니스 전화 매너는 ‘신속하게, 정확하게, 정중하게’ 라는 말로 요약할 수 있다.

그리고 마지막으로 업무 이메일 매너 지키기이다. 인터넷의 발달로 대부분의 회사에서 이메일은 협업의 도구가 되었다. 회사에 따라 공식문서가 되기도 한다. 이메일의 법적 효력도 점차 인정되는 추세이기 때문에 직장생활에서 이메일은 중요한 업무도구가 되었기에 이용에 주의를 기울여야 한다. 업무 이메일 매너의 핵심은 일상어를 배제한 용어로 제목과 본문을 써야 한다. 친하다고 해서 이모티콘이나 인터넷 약어를 쓰는 것은 매너를 지키지 않는 행동이다. 또한 수많은 메일 속에서 원활한 업무진행을 위해서는 본문의 목적과 내용을 한눈에 알아볼 수 있게 제목을 쓰고 메일 본문 내용은 핵심을 간략하게 두괄식으로 써야 한다. 특히 메일을 여러 번 주고받을 때는 지난번 메일에서 새롭게 바뀐 부분을 다른 글씨색 등으로 표시해 주는 것이 업무의 방법이자 매너이다.

시간약속 지키기, 인사 잘하기, 전화 매너, 업무 이메일 매너 지키기만 잘 지키면 회사 내에서 인정받는 사람이 될 수 있다. 만일 이 4가지 기본적인 매너를 제대로 지키지 않으면 회사 안에서 ‘○가지’없는 사람이라는 평판을 듣는 사람이 될 수 있다. 이 기본적인 매너를 단순하게 알고 있지 말고 몸으로 체득해서 자연스럽게 행동으로 이어질 수 있는 ‘매너를 갖춘 직장인’이 되길 바란다.

이규황 Khlee6042@gmail.com 대기업을 거쳐 지금은 중견기업에서 인사업무를 하고 있다. 외부활동으로 네이버 글로벌HR카페에서 4년째 진행하고 있는 주니어 인사담당자 공부모임 HR인공위성의 공동 운영자이기도 하다. 소셜 멘토링 잇다의 멘토로서 구직자의 멘토로 활동하고 있으며 네이버 인사쟁이 카페에서 HR in 동행이라는 북세미나를 5년째 운영하고 있다. 신입사원 들의 회사생활에 필요한 기본적인 가이드가 될 글을 공유하고 싶어한다.